«Arkiv: dokument som vert til som lekk i verksemd»
Overskriften er hentet fra §2 i arkivlova, videre er dokument beskrevet som: «ei logisk
avgrensa informasjonsmengd som er lagra på eit medium for seinare lesing, lyding, framsyning eller overføring.» I forvaltningslova §2f er dokument definisjonen noe utvida, med to ord etter overføring: «eller lignende.» Store språkmodeller kan utgjøre dette «eller lignende», og kanskje vil gjøre det lettere å finne sammenhenger, såvel som å finne frem i og tolke mediekonverterte og digitalt fødte arkiver.
Fra Roalds kommunale arkivsystem anno 1935 og frem til NOARK5 standarden i dag, foreligger det ulike tilnærminger og variasjoner i klassifisering av arkiv. Lokalt tilpassa arkivnøkler for hvert enkelt forvaltningsorgan og arkivperiode, kan være en av flere årsaker til at gjenfinningsarbeidet blir et detektivarbeide. Spesielt når denne arkivnøkkelen ikke finnes i arkivet. Kopiboka er dog en stødig hjelpende hånd i gjenfinningsarbeidet.
Det tilhører sjeldenhetene å finne noe annet enn saksanliggende papirer blant de fysiske arkivene, men det hender innimellom. Vi har funnet gebiss, penger, kjeder, klokker og ringer. Et romanutkast har blitt observert, ei pille, middagsmenyer og selvfølgelig mye brosjyrer og aviser fra fordum. En lærer mye, at det i Snåsavatnet bor en sjøorm [Kudulla] som ble vernet av Fylkesmannen i 1991, visste ikke jeg.
